Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc xin nghỉ việc đột xuất là điều không ai muốn nhưng đôi khi vẫn xảy ra do những tình huống bất ngờ như bệnh tật, tai nạn hay vấn đề gia đình. Trong những trường hợp này, việc soạn một tin nhắn xin nghỉ việc đột xuất ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin là cần thiết nhằm giữ được sự chuyên nghiệp và tốn trọng đối với cấp trên.
1. Tại sao cần soạn tin nhắn xin nghỉ việc đột xuất đúng cách?
Khi bạn xin nghỉ việc đột xuất, điều đầu tiên cấp trên quan tâm là tính chân thật và rõ ràng trong lý do nghỉ. Tin nhắn xin nghỉ việc cần được soạn một cách lịch sự, đầy đủ thông tin như:
- Thời gian nghỉ cụ thể.
- Lý do nghỉ ngắn gọn nhưng đủ thuyết phục.
- Cam kết hoàn thành công việc sau khi quay lại (nếu có thể).
Việc soạn tin nhắn đợi hỏi bạn giữ được sự chuyên nghiệp ngay cả trong tình huống khó xử nhất.
2. Cấu trúc của một tin nhắn
- Chào hỏi: Kính gửi [Tên sếp hoặc bộ phận quản lý].
- Lý do nghỉ: Trình bày ngắn gọn, chính xác lý do bạn cần nghỉ đột xuất.
- Thời gian nghỉ: Xác định rõ khoảng thời gian bạn không thể làm việc.
- Lời xin lỗi và cam kết: Bầy tỏ lời xin lỗi vì đã ảnh hưởng đến công việc và cam kết hoàn thành công việc sau khi quay lại.
3. Một số mẫu tin nhắn xin nghỉ việc đột xuất
Mẫu 1: Xin nghỉ do bệnh tật
“Kính gửi [Tên sếp],
Em xin phép báo bệnh và không thể đi làm trong ngày hôm nay [ngày/tháng/năm]. Em xin lỗi vì sự bất tiện này và sẽ cố gắng hoàn thành công việc ngay khi quay lại. Mong sếp thông cảm.”
Trân trọng,
[Tên bạn]
Mẫu 2: Xin nghỉ do việc gia đình khẩn cấp
“Kính gửi [Tên sếp],
Do có việc gia đình khẩn cấp, em xin phép nghỉ làm từ [ngày] đến [ngày] để xử lý tình huống. Em xin lỗi vì đế ảnh hưởng đến công việc và sẽ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ sau khi quay lại. Mong sếp xét duyệt.”
Trân trọng,
[Tên bạn]
4. Lưu ý khi soạn tin nhắn
- Giữ văn phong lịch sự, tôn trọng.
- Gỏi tin nhắn sớ mới khi biết mình không thể đi làm.
- Tránh nêu quá nhiều chi tiết không cần thiết.
- Nếu có thể, đề xuất giải pháp thay thế hoặc bàn giao công việc.
Kết luận
Việc viết một tin nhắn xin nghỉ việc đột xuất đòi hỏi sự ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn giữ được tính lịch sự và tôn trọng đối với cấp trên. Sự chuyên nghiệp trong giao tiếp sẽ giúc bạn để lại ấn tượng tốt ngay cả khi bạn không có mặt tại nơi làm việc.